採用管理をシステム化することで経営者も早い段階から参加可能

新入社員の採用募集業務を行うのは、人事担当部門の担当者です。ですが、実際の採用試験に関わるのは人事担当部門だけではなく、経営管理部門そして経営者です。経営管理部門や経営者は、経営戦略を立案する上で、人材資源は重要なものとなります。ですが、採用管理システムが構築されていない会社の場合、経営者が採用希望者の情報を知るのは採用試験の直前になってしまい、本当に必要な人材が確保出来ないというリスクがあります。

ですが、採用管理システムを導入することで、早い段階から経営者および経営管理部門が人事採用に関わることが出来ます。例えば、社内インターネットを経由し、社長や常務などが希望者の情報を常に把握出来るようにすれば、学力や学校のネームバリューで劣る学生の中から優秀な人材を見つけることも可能です。

また、コミュニケーションツールを使用することで、採用面接時には判断できないことも見える可能性があります。特に採用面接では、対策が講じられてしまい、本人の本心が確認出来ない、あがり症で言葉が出てこないといった問題も解決出来ます。採用管理システム導入により、人事担当者の業務効率を改善するだけでなく、付加価値を見出すことも可能です。

採用業務中に連絡漏れで希望者から苦情が出ていませんか?

人事担当部門は、採用試験を行うだけが業務ではありません。次年度の採用に関わる事前準備のために、会社説明会を開催したり、合同企業説明会に参加したり、高校や大学に足を運んだりと業務は多忙です。また、社内の人事評価や人事異動の管理業務もあります。そのため、採用管理に思うように時間が割けず、採用希望者から思わぬ苦情を受けることがあります。

例えば、メールや郵送によるエントリーシートの提出がされたものの、相手の学生に連絡が漏れてしまう可能性があります。紙ベースでの管理では、希望者が殺到するほど、そのリスクは高くなり、問い合わせの連絡に時間を割くのはまだ良いものの、他社に流れるのは問題になります。このような問題を未然に防ぐため、採用管理に特化したシステム導入がおすすめです。

採用管理システムであれば、学生側からどの段階にあるのかも確認でき、問い合わせが来ることも無くなります。また、エントリー情報は、システムへ速やかに反映され、リスト化されるため、確認漏れをいち早く把握することが可能です。自社にとって採用希望者の信用が損なわれるだけでなく、就職活動に焦っている学生にとっても安心を得られるというのが大きなメリットになります。また、システム導入により採用のためのエントリーが放置されていたといった風評被害も防ぐことが可能です。

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